W większości województw ruszyły pierwsze konkursy dla firm na dofinansowanie projektów inwestycyjnych. To wielka szansa dla polskich przedsiębiorstw, ale i wielkie wyzwanie! Niestety, mimo ogromu doświadczeń wyniesionych z lat 2004-2006, nadal gros projektów przygotowanych jest źle. Dla wielu przedsiębiorców podpisanie umowy o dofinansowanie, jest nie tylko wielkim sukcesem, ale jednocześnie końcem „myślenia projektowego”.
Hołdując błędnemu założeniu „złóżmy wniosek, a potem będziemy się martwić”, skupiają się jedynie na przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej. To najgorsze z możliwych rozwiązań! Jak więc powinna wyglądać ścieżka ubiegania się o wsparcie unijne, dotację ?? Jak wygląda unijne ABC??
A – jak absolutnie wszystko przemyśl i zaplanuj
Planowanie jest podstawą wszystkiego. Zanim podejmiemy się próby przygotowania i napisania wniosku o dofinansowanie czy biznes planu, powinniśmy mieć jasno sprecyzowane cele i efekty, które zamierzamy osiągnąć. Dobrze, jeżeli koncepcja projektu wynika z długofalowej strategii rozwoju naszej firmy. Określmy, co ma być przedmiotem naszego projektu, czyli czy wybudujemy nową hale produkcyjną, w której zamontujemy nowoczesną linię technologiczną, czy powiększymy park maszynowy o kilka nowych urządzeń, które pozwolą nam na wprowadzenie nowego produktu do asortymentu. Zbadajmy i wskażmy nasze oczekiwania – rezultaty przedsięwzięcia, czy będziemy mieć większy udział w rynku, czy nową technologię produkcji, czy kontrahentów zagranicznych, a może stworzymy kilka nowych miejsc pracy. Następnie umieśćmy nasz projekt w czasie, czyli stwórzmy harmonogram działania. Myślmy szeroko, czyli planujmy również, kto będzie odpowiedzialny za nasz projekt na etapie wdrażania i to zarówno patrząc z punktu widzenia realizacji technicznej jak i finansowej. Potem zapoznajmy się dogłębnie z dokumentacją konkursową, wzorami wniosku, biznes planu, listą załączników. Dobrze zaplanowane przedsięwzięcie pozwoli nam bez trudu przygotować i złożyć komplet dokumentów.
B – jak „biblia”, czyli święte warunki umowy
I tak oto stało się. Nasza firma znalazła się na liście rankingowej, a instytucja wdrażająca zaprasza nas do podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Nasze trudy zostały uwieńczone, ale przyznanie dotacji na inwestycje, czy rozwój firmy to dopiero połowa sukcesu. Trzeba pamiętać, że przedsiębiorcom środki wypłacane są na zasadzie refundacji poniesionych kosztów. Dlatego też dopiero właściwe wdrożenie projektu jest ostateczną miarą sukcesu. Beneficjent w umowie o dofinansowanie zobowiązuje się do pokrycia kosztów, które w projekcie określił jako niekwalifikowane, do prowadzenia systematycznej sprawozdawczości i raportowania, do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu czy do poddania się kontroli i utrzymania efektów projektu przez 5 lat. Wśród kolejnych podejmowanych przez nas działań winny znaleźć się między innymi: zabezpieczenie środków na płynną realizację projektu (na przykład kredyt pomostowy, wypracowane środki własne), wyznaczenie osób odpowiedzialnych za raportowanie (sprawozdania z realizacji projektu), nadzór nad promocją (informowaniem społeczeństwa o realizacji projektu współfinansowanego ze środków UE), ewaluacją efektów projektu (pomiar wskaźników produktu i rezultatu) oraz bieżącym dokumentowaniem, księgowaniem i bieżącym rozliczaniem wydatków inwestycyjnych (FV, protokoły odbioru robót, itp.). Dobrym pomysłem jest opracowanie zasad przepływu informacji i dokumentacji oraz instrukcji realizacji projektu w firmie, a następnie zapoznania z nim wszystkich zainteresowanych pracowników. Z tak zorganizowanym i dobrze poinformowanym zespołem możemy bezpiecznie realizować projekt.
C – jak cel osiągnięty
Zwieńczeniem naszych prac jest złożenie wniosku o płatność końcową i ostateczne rozliczenie projektu. Tu czeka nas już tylko kontrola poprawności realizacji projektu. Przedstawiciele instytucji wdrążającej badać będą, czy rzeczywiście realizowaliśmy wszystko to, co zapisaliśmy we wniosku o dofinansowanie, czy wszystkie nasze wydatki są właściwie udokumentowane, czy zakupiony sprzęt posiada stosowne oznaczenie i logotypy, czy prowadzimy promocję projektu i czy osiągnęliśmy zamierzone cele i rezultaty. Jeżeli nasz projekt jest zrealizowany poprawnie, a idąc powyższą ścieżką niemalże modelowy, dostajemy mandat do wypłaty dotacji. Cel został osiągnięty!
Kręta ścieżka w drodze po dotację, czy Unijne ABC? Praktyka pokaże! Miejmy jednak nadzieję, że każdy kolejny rok doświadczeń pozwoli przedsiębiorcom realizować wyłącznie „dobre projekty” oraz efektywniej wykorzystywać dotacje unijne na własny rozwój.
Autor: Małgorzata Okularczyk, Dyrektor Działu Projektów Rozwojowych Collect Consulting Sp. z o.o.
Artykuł pierwotnie ukazał się w „Gazecie Finansowej”, 09 – 15 maja 2008
