Jak wybrać firmę świadczącą usługi doradcze przy pozyskiwaniu dotacji z funduszy unijnych i na co zwrócić uwagę w trakcie współpracy z nią.
Pojawienie się wsparcia z funduszy akcesyjnych, a potem strukturalnych spowodowało prawdziwy „wysyp” firm oferujących usługi doradztwa europejskiego. Pod tym pojęciem kryje się zarówno opracowywanie wniosków o dofinansowanie , biznes planów i studiów wykonalności, jak i zarządzanie projektami.
Doświadczenie z poprzedniego okresu programowania funduszy strukturalnych, znajomość programów operacyjnych i wiedza na temat obecnie obowiązujących przepisów to podstawowe kryteria wyboru doradcy. O ile kompetencji w zakresie programów operacyjnych klient nie może sprawdzić (posiadanie akredytacji lub certyfikatów nie jest miarodajne), to doświadczenie jak najbardziej (najlepiej potwierdzone listami referencyjnymi). Skuteczność można ocenić liczbą projektów zatwierdzonych do realizacji w stosunku do złożonych aplikacji. Podawanie sumy pozyskanych dotacji dla klientów nie zawsze świadczy o posiadanym doświadczeniu – firma doradcza mogła opracować dokumentację dla jednego, dwóch przedsięwzięć o dużej wartości (np. w projektach SPO WKP Działanie 2.4, gdzie wiele projektów uzyskało maksymalną kwotę wsparcia równą 5 milionów euro).
Oceniając kompetencje firmy lub konsultanta warto zwrócić uwagę na zakres przedmiotowy przedsięwzięć, dla których były przygotowywane dokumenty aplikacyjne. Jeżeli planujemy projekt inwestycyjny lub dotyczący wdrożenia innowacji, ochrony środowiska, badań i rozwoju, wybór firmy doradczej specjalizującej się w projektach szkoleniowych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego będzie nietrafiony.
Zdarza się, że konsultanci podejmują się realizacji zleceń dotyczących projektów, które mają niewielkie szanse na otrzymanie dotacji . Profesjonalny doradca zawsze przedstawi klientowi realną szansę na powodzenie w konkursie. Temu służą pierwsze rozmowy klientem, podczas których zleceniodawca przedstawia swój pomysł (przede wszystkim zakres przedmiotowy, szacowane koszty i efekty), a doradca wskazuje źródło dofinansowania i sprawdza kryteria wejścia, czyli podstawowe warunki, jakie przyszły wnioskodawca i jego projekt musi spełnić, aby ubiegać się o wsparcie.
Należy wystrzegać się doradców, którzy zapewniają, że projekt na pewno otrzyma dofinansowanie. Takie gwarancje są nieuzasadnione ze względu na konkursowy tryb naboru i oceny wniosków, w który wpisana jest nieprzewidywalność wyników. Konsultant może zagwarantować jedynie, że wniosek pozytywnie przejdzie etap oceny formalnej i tego należy od niego wymagać. Drugi etap, ocena merytoryczna, polega na przyznaniu punktów przez członków komisji. Jest ona dokonywana zgodnie z kryteriami (przykładowo: zgodność projektu z politykami i zasadami wspólnotowymi oraz pomocą publiczną, uzasadnienie potrzeby realizacji projektu i zgodność jego celów z programem operacyjnym i dokumentami strategicznymi, racjonalność i efektywność zaplanowanych wydatków w budżecie – w tym stosunek nakładów do zakładanych efektów, wskaźniki i sposoby ich weryfikacji podczas realizacji przedsięwzięcia i po jego zakończeniu, potencjał wnioskodawcy – zasoby ludzkie, finansowe i rzeczowe niezbędne do wdrożenia projektu, doświadczenie w realizacji podobnych projektów), ale zawsze występuje tutaj element subiektywny. Najlepszym dowodem na to są sytuacje, gdy liczba punktów przyznanych temu samemu projektowi przez dwóch niezależnych ekspertów znacznie się różni.
Do dobrych praktyk należy przedstawienie klientowi, który do tej pory nie realizował projektów ze wsparciem funduszy strukturalnych, obowiązków jakie nakłada na beneficjenta pomocy unijnej umowa o dofinansowanie . Konsultant powinien pomagać klientowi także na etapie podpisywania umowy o dotację. Może zdarzyć się sytuacja, że Instytucja Wdrażająca będzie negocjowała wysokość poszczególnych wydatków.
To, co mogłabym poradzić wnioskodawcom, to ostrożność w uleganiu doradcom przy wpisywaniu zbyt ambitnych założeń i wygórowanych wskaźników we wniosku, za które można wprawdzie otrzymać dodatkowe punkty przy ocenie, ale z ich osiągnięcia wnioskodawca będzie rozliczany. Przykładowo, może to być utworzenie kilku nowych miejsc pracy w projekcie inwestycyjnym, poziom ograniczonej emisji zanieczyszczeń w przedsięwzięciach proekologicznych, liczba osób, które dzięki uczestnictwu w szkoleniu zdobyły pracę. Nieosiągnięcie wskaźników może skutkować zwrotem dotacji.
Zlecenie opracowania dokumentacji zewnętrznemu konsultantowi minimalizuje ryzyko popełnienia błędu przy aplikowaniu. W większości umów ryzyko niepowodzenia podzielone jest pomiędzy firmę konsultingową a zleceniodawcę. Najczęściej wynagrodzenie podzielone jest na dwie części. Pierwsza może być wypłacona po złożeniu dokumentacji lub po ocenie formalnej wniosku, druga – w postaci premii za sukces – w momencie zatwierdzenia projektu do dofinansowania.
Część wynagrodzenia firmy doradczej zwykle zależy więc od rezultatu pracy. Dlaczego nie całość? Szanujące się (a właściwie: szanujące pracę swoich ekspertów) firmy doradcze za konsultacje w fazie planowania projektu, opracowanie analiz i dokumentów planistycznych pobierają opłatę. Sam wniosek o dofinansowanie i jego wypełnienie za pomocą generatora to ostatni etap pracy. Jeżeli projekt nie zostanie zakwalifikowany do wsparcia, klientowi pozostaje gotowe opracowanie w postaci biznes planu lub studium wykonalności, które może po poprawieniu złożyć ponownie w następnym ogłoszonym konkursie. Klientowi przekazywane jest know-how firmy doradczej, które ma swoją wartość. Niejednokrotnie zdarza się, że współpraca z konsultantem pozwala na tyle wyedukować klienta, że kolejny wniosek przygotowuje samodzielnie.
Firma doradcza nie może wziąć na siebie całego ryzyka, ponieważ wartość merytoryczna projektu i to, jak wypadnie na tle konkurencyjnych projektów ubiegających się o dotację w danej rundzie aplikacyjnej nie zależy wyłącznie od niej. Pomysł na projekt należy przecież do klienta. To, co może zrobić konsultant, to właściwie opisać i uzasadnić cele przedsięwzięcia, zadbać o poprawność wniosku i załączników, sporządzić poprawną i rzetelną analizę finansowo-ekonomiczną.
Rażąco niskie ceny powinny wzbudzić niepokój zleceniodawcy. Tak jak w każdej branży – jakość kosztuje. Rynek doradztwa od kilku lat stabilizuje się, więc należy spodziewać się, że ceny za opracowanie dokumentacji aplikacyjnej oferowane przez firmy o podobnej pozycji i doświadczeniu będą zbliżone. Negocjowana jest zazwyczaj wysokość prowizji (premii za sukces) oraz moment jej wypłaty. Wysokość premii dla firmy doradczej szacowana jest w zależności od wartości i stopnia złożoności projektu, wysokości przyznanej pomocy, a także koniecznych opracowań do wniosku o dotację , co przekłada się na liczbę specjalistów różnych dziedzin zaangażowanych w przygotowanie dokumentacji.
Umowa między wnioskodawcą a firmą doradczą powinna zawierać zapis zobowiązujący zleceniobiorcę do udostępniania wszelkich informacji koniecznych do prawidłowego przygotowania wniosku o dotację oraz wyznaczeniu osoby lub zespołu do kontaktów ze zleceniobiorcą. Wbrew pozorom klauzula taka nie stanowi wyłącznie zabezpieczenia dla firmy konsultingowej, ale jest korzystna dla obu stron. Opracowanie dokumentacji zawsze wymaga zaangażowania wnioskodawcy. Jego udział nie powinien ograniczać się wyłącznie do dostarczenia danych dotyczących firmy i planowanego przedsięwzięcia, ale także sprawdzaniu na bieżąco postępów w pracach. Przed złożeniem wniosku klient musi zatwierdzić dokumentację przygotowaną przez konsultantów co do kwot, terminów, przedmiotu przedsięwzięcia itd. Wniosek o dofinansowanie to zobowiązanie podmiotu do realizacji projektu zgodnie z zapisami w dokumentacji. Nie bez przyczyny stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie .
Artykuł ukazał się pierwotnie w magazynie: „Gazeta MSP Małych i Średnich Przedsiębiorstw” pod tytułem „Łatwiej z doradcą”, marzec 2008.
Katarzyna Lukoszek
specjalista w Dziale Projektów Rozwojowych, Collect Consulting Sp. z o.o.
